关于做好2016届各类毕业班合影照采集及归档工作的通知

校属各教学单位、研究机构：

为进一步规范毕业班合影采集及归档工作，依据《云南省高等学校学籍档案管理办法》、《云南省数码照片管理办法（试行）》和《云南财经大学档案管理办法》，档案馆定于2014年4月15日至6月30日开展2016届毕业班合影照采集及归档工作，现将有关事宜通如下：

一、采集对象

毕业班合影照采集对象为学校2016届全日制本科毕业生及研究生毕业生。

二、采集要求

1.为确保拍摄秩序，学院应明确负责人做好采集期间的组织管理工作，准时到约定地点拍摄。

2.学生着装由各学院自行确定，可着学位服或便装。着学位服时，学位袍、垂布、流苏颜色符合毕业生所获学位、学科要求。内衣应着白色或浅色衬衫，男士系领带，女士可扎领结；男士着深色裤子，女士着深色裤子或深、素色裙子；着深色皮鞋。

3.因天气原因造成当日不能拍摄的，将另行安排时间补拍。具体补拍时间由档案馆统筹后安排。

4.拍摄结束后，联系人要配合档案馆完善相关信息，确定冲洗数量，费用自理。

三、归档要求

档案馆负责采集的，学院提供照片文字说明（见附件1），由档案馆完成归档工作。

学院负责采集的，归档要求如下：

（一）归档照片要求

1.毕业合影照应以班级（研究生毕业生以专业）为单位拍摄。照片正上方合适位置以微软小标宋二号字体标注：“云南财经大学X学院2016届X专业（或X班）毕业合影”，以微软小标宋小三号标注拍摄时间，如:2016.06.01。  

2.照片应保持其原始性，不得进行换底、加减人员等过度处理。

3.同时归档纸质照片和与纸质照片完全一致的电子版文件各一份，并附word版文字说明。

4.纸质照片应为冲洗片，照片背面附文字说明，并做封塑处理。根据参加拍摄人员数量，可选择以下三种照片尺寸。

毕业班合影照冲洗规格对照表

规格

人数

8in×6in

19人以下

12in×6in

20人至69人

14in×6in

70以上

5.照片文字应注明照片名称、拍摄地点、合影人员姓名等。用word按照片尺寸进行排版打印，粘附在对应合影照片背面。老师和领导应在其姓名后注明职务。未参与拍摄的同班人员应注明其姓名，不得做合成处理。

6.电子照片应提供与纸质照片保持完全一致的JPG格式电子文件，不低于3600×1800像素。

（二）立卷要求

1.组卷：毕业生合影照片按学院、年度、学历层次进行组卷。同一学院，同一年度，同一学历层次组一卷。档案按照《云南财经大学各类档案归档范围和保管期限》进行分类编号。

2.归档份数：照片、照片文字说明（见附件1）及其电子版各归一份，并保持电子版与纸质完全一致。

3.以学院为单位填写《毕业生合影照片移交清单》，用A4纸打印一式两份，移交时经接收人验收签字后，双方各留存一份（见附件2）。

4.归档时间：2016年7月10日前移交档案馆。

四、注意事项

1.各教学单位分管学生工作的负责人在6月20日前确定本学院毕业班合影照采集时间，与档案馆预约。预约时，需提供拍摄地点、参加拍摄人数、联系人姓名、电话和QQ等信息。

2.学校专硕、函授、夜大或其他毕业班根据具体情况与档案馆预约。

3.档案馆联系电话：65132050，13888421974，QQ：269106026，王老师。

 

附件：1.毕业班合影照片文字说明（样式）

2.学院毕业班合影照片移交清单

 

 

 

 

 

                          档案馆

       2016年4月6日